1. Dans votre application de messagerie, ouvrez le fichier PDF en cliquant une fois sur l’URL ou deux fois sur la pièce jointe (PDF ou FDF).
Participation à une révision de document PDF Partie 2
Révision d’un PDF hébergé sur SharePoint, un serveur WebDAV ou un dossier réseau
Lorsque vous recevez une invitation électronique pour participer à la révision d’un document PDF, l’invitation contient habituellement le fichier PDF en pièce jointe ou une URL permettant d’accéder au fichier PDF. Certaines invitations peuvent aussi inclure une pièce jointe au format FDF (Form Data Format). Lorsque vous ouvrez le fichier FDF, ce dernier configure les paramètres de révision et ouvre le fichier PDF dans Acrobat.
Les fichiers PDF à réviser sont dotés de fonctions spéciales, notamment d’outils de commentaire et d’une barre de message contenant des instructions. Utilisez les outils de commentaire pour ajouter des commentaires au fichier PDF et pour les envoyer. Publiez les commentaires sur un serveur de commentaires où les autres utilisateurs pourront les consulter, ou envoyez-les en tant que pièce jointe à l’initiateur de la révision.
Remarque :
Il est possible de recevoir un fichier PDF qui ne comporte aucune fonction spéciale. Si tel est le cas, ajoutez vos commentaires à l’aide des outils de la barre d’outils Outils > Commentaire. Enregistrez ensuite le fichier PDF et renvoyez-le.
Pour réviser le document PDF ultérieurement, rouvrez-le à partir du dispositif de suivi. Cette opération garantit que vos commentaires ont bien été ajoutés à la copie suivie du fichier PDF et que l’initiateur a reçu vos commentaires. Si vous n’envoyez pas ou ne publiez pas vos commentaires immédiatement, enregistrez le document PDF avant de le fermer pour éviter toute perte de données. Tant que l’initiateur n’a pas reçu vos commentaires, ceux-ci n’apparaissent que dans votre copie locale du fichier PDF. Les autres réviseurs ne peuvent pas les consulter.
Procédure pour participer à une révision:
- 2. Effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes, le cas échéant :
- Connectez-vous à Adobe Document Cloud à l’aide de votre Adobe ID et de votre mot de passe Adobe.
- Cliquez sur Connexion dans la boîte de dialogue Révision partagée.
- Cliquez sur OK dans la fenêtre Bienvenue dans cette révision partagée. Cette fenêtre indique l’échéance de la révision, les participants, les commentaires éventuellement émis par chaque réviseur et l’emplacement du serveur de commentaires.
- Saisissez votre nom, votre adresse électronique, le nom de votre société et votre fonction.
- 3. Enregistrez le fichier à un emplacement auquel vous le retrouverez facilement, par exemple le bureau.
4. Ajoutez des commentaires au fichier PDF à l’aide des outils de la barre Outils > Commentaire. Pour supprimer un commentaire, sélectionnez-le, puis cliquez sur Supprimer. (Vous pouvez uniquement supprimer les commentaires dont vous êtes l’auteur.)
- 5. Effectuez les opérations suivantes, selon le cas :
- Si vous êtes averti que de nouveaux commentaires envoyés par d’autres réviseurs sont disponibles, cliquez sur le message. Ces commentaires s’affichent dans le fichier PDF.
- Pour vérifier si d’autres réviseurs ont formulé de nouveaux commentaires, cliquez sur Rechercher les nouveaux commentaires
.
6. Envoyez vos commentaires à l’initiateur de la révision en cliquant sur Publier les commentaires ou Envoyer les commentaires à l’initiateur de la révision sur la barre de message du document.
Lorsque vous envoyez vos commentaires, ceux-ci sont réunis dans un fichier PDF et envoyés en pièce jointe à l’initiateur de la révision. En cas de publication, vos commentaires sont enregistrés sur le serveur de commentaires.
Options de la barre de message du document:
Les options disponibles sur la barre de message du document dépendent de la manière dont l’initiateur a configuré la révision et de votre accès ou non au serveur de commentaires.
Rechercher les nouveaux commentaires Invite Acrobat à synchroniser les commentaires entre le serveur de commentaires et le disque dur local. Si vous ne cliquez pas sur ce bouton, Acrobat recherche les nouveaux commentaires toutes les 10 minutes si le document est ouvert et chaque heure s’il est fermé.
Fusionner les commentaires Copie les commentaires du fichier PDF ouvert dans votre copie. Cette option n’est disponible que pour les fichiers PDF que vous recevez des réviseurs dans le cadre des révisions par messagerie.
Publier les commentaires Disponible uniquement lors des révisions partagées. Télécharge vos nouveaux commentaires sur le serveur de commentaires. Ce bouton est désactivé lorsque la révision est achevée.
Enregistrer une version d’archive Disponible uniquement lors des révisions partagées, lorsque la révision est achevée. Enregistre sur le disque dur une copie du document contenant les commentaires de révision.
Envoyer les commentaires Crée un message électronique destiné à l’initiateur de la révision. Ce message contient le fichier PDF commenté en tant que pièce jointe. Cette option est également disponible pour les participants à une révision par messagerie électronique. Elle s’affiche dans les révisions partagées si le réviseur a choisi de travailler hors connexion ou en cas d’échec de la connexion au serveur de commentaires.
Etat Icône indiquant l’état de la connexion au serveur de commentaires. L’icône peut prendre trois formes : dernière tentative réussie 
, dernière tentative infructueuse 
ou tentative de connexion en cours 
. Si vous cliquez sur l’icône, un menu comportant d’autres options s’affiche : Suivi des révisions ouvre le dispositif de suivi ; Enregistrer une version d’archive enregistre une copie du fichier PDF qui n’est plus connectée à la révision ; Travailler hors connexion permet de travailler en mode hors ligne, dans lequel vous pouvez insérer des commentaires mais les publier uniquement lorsque vous repassez au mode en ligne. Pour passer au mode en ligne, cliquez sur Se reconnecter au serveur.
Recherche des commentaires publiés récemment:
Lorsque vous participez à une révision partagée, les commentaires publiés sur le disque dur local sont synchronisés avec les commentaires présents sur le serveur. Acrobat vous avertit lorsque de nouveaux commentaires sont disponibles. Comme le processus de synchronisation se poursuit après la fermeture du fichier PDF, vous continuerez à recevoir des notifications.
Les messages affichés dans la zone de notification vous informent lorsque de nouveaux réviseurs se joignent à la révision, lorsque des mises à jour sont effectuées (plusieurs révisions), lorsque l’échéance change ou lorsque les tentatives de synchronisation échouent. Ils vous avertissent également lorsqu’un nouvel abonnement à une liste de diffusion est ajouté au dispositif de suivi. Vous pouvez changer la fréquence des messages et de synchronisation des commentaires, et vous pouvez déclencher le processus de synchronisation manuellement.
Pour consulter les nouveaux commentaires d’une révision partagée, vous devez avoir la possibilité de vous connecter au réseau auquel appartient le serveur de commentaires. Si vous ne pouvez pas vous y connecter, vérifiez l'état du serveur dans le dispositif de suivi pour déterminer la cause du problème.
Cliquez sur le bouton Rechercher les nouveaux commentaires
de la barre de message du document.
Envoi de commentaires par messagerie électronique:
Si vous révisez un document PDF hors ligne ou en dehors de la zone de protection d’un pare-feu ou si vous êtes déconnecté temporairement du serveur de commentaires, vous devrez peut-être envoyer vos commentaires par messagerie électronique.
1. Choisissez Fichier > Envoyer le fichier > Joindre à un message électronique.
2. Dans la boîte de dialogue Envoyer un message électronique, sélectionnez Application de messagerie par défaut ou Utiliser la messagerie Web, puis choisissez le client de messagerie Web dans le menu Sélectionner.
3. Cliquez sur Continuer et suivez les instructions à l’écran.
Remarque :
Si le fichier PDF dépasse la taille maximale de 5 Mo, Acrobat vous invite à envoyer vos commentaires dans un fichier FDF (Form Data Format). L’initiateur peut importer ce fichier plus petit. Pour ajuster la taille maximale, ouvrez la boîte de dialogue Préférences et sélectionnez Révision. Ensuite, saisissez la nouvelle valeur sous l’option Envoyer les commentaires sous forme de FDF pour les fichiers de plus de [x] Mo.
Publication de commentaires émis par d’autres réviseurs:
Si vous participez à une révision, vous êtes susceptible de recevoir les commentaires d’autres réviseurs. Par exemple, si l’un d’eux ne peut accéder au serveur de commentaires, le réviseur peut vous envoyer des commentaires. Autre exemple, supposons que vous avez demandé des commentaires en retour à des personnes qui n’étaient initialement pas invitées à la révision. Ces réviseurs peuvent vous renvoyer une copie du fichier PDF en cours de révision avec leurs commentaires. Si vous prenez ces commentaires à votre compte, vous pouvez les partager avec tous les participants à la révision.
1. Ouvrez le fichier PDF qui contient les commentaires.
- 2. Effectuez l’une des opérations suivantes :
- Cliquez sur OK si vous êtes invité à publier les commentaires de ce réviseur. Les commentaires publiés s’affichent dans le fichier PDF. Votre nom s’affiche sur la barre de titre et celui de l’auteur dans le corps des commentaires, précédé de la mention Pour le compte de.
Remarque :Pour masquer le texte « Pour le compte de » dans la boîte de dialogue Préférences sous Révision, désactivez l’option Afficher le texte « Pour le compte de » dans le commentaire lorsque l’utilisateur assume la responsabilité des commentaires dans une révision partagée.
- Cliquez sur Oui lorsque vous êtes invité à fusionner les commentaires ou cliquez sur Fusionner les commentaires sur la barre de message du document, puis sur Envoyer les commentaires. Ajoutez l’adresse électronique des autres réviseurs, le cas échéant, puis cliquez sur Envoyer.
- Dans Acrobat ou Reader, ouvrez une copie du document PDF, puis choisissez Commentaire > Liste des commentaires > Options > Importer un fichier de données. Sélectionnez un fichier contenant les commentaires de réviseurs. Ajoutez l’adresse électronique des autres réviseurs, le cas échéant, puis cliquez sur Envoyer.
Seuls les commentaires nouveaux ou modifiés sont publiés ou envoyés.
Rejoindre une révision:
Utilisez le dispositif de suivi pour rouvrir les fichiers PDF dans une révision active. Le dispositif de suivi affiche uniquement les fichiers PDF que vous avez enregistrés. Si vous n’avez pas enregistré le document PDF la première fois que vous l’avez ouvert, vous pouvez le rouvrir à partir de votre application de messagerie.
1. Choisissez Affichage > Dispositif de suivi.
2. Dans le dispositif de suivi, cliquez deux fois sur le fichier PDF.
3. Ajoutez de nouveaux commentaires ou modifiez des commentaires existants. Pour supprimer un commentaire, sélectionnez-le, puis cliquez sur Supprimer. (Vous pouvez uniquement supprimer les commentaires dont vous êtes l’auteur.)
L’application Acrobat retirera les commentaires supprimés du document PDF en ligne lors de la prochaine synchronisation des commentaires. Si vous supprimez des commentaires que vous aviez précédemment envoyés par messagerie électronique, ils sont toujours visibles dans le document de l’initiateur.
4. Cliquez sur Publier les commentaires sur la barre de message du document.
Seuls les commentaires nouveaux ou modifiés sont publiés ou envoyés.
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