Création et diffusion de formulaires PDF

Création et diffusion de formulaires PDF

Création d’un formulaire à partir de zéro

Commencez par un document PDF vierge, ajoutez du texte, des étiquettes et des champs de formulaire pour compléter le formulaire. Pour plus d’informations, voir Création d’un formulaire à partir de zéro.


Création d’un formulaire à partir d’un document existant

Lorsque vous convertissez un document existant en formulaire PDF, Acrobat ajoute automatiquement des champs interactifs au formulaire. Vous pouvez modifier le formulaire pour ajouter des champs spécialisés comme des listes, des zones ou des boutons.

  1. 1. Dans le menu Tous les outils, sélectionnez Préparer un formulaire.

  2. 2. Sélectionnez l’une des options suivantes :

    • Sélectionner un fichier : convertit un document électronique existant (Word, Excel ou PDF, par exemple) en formulaire PDF interactif. Choisissez un fichier et sélectionnez Ouvrir.
    • Numériser un document : numérise un formulaire papier et le convertit en formulaire PDF interactif.
    • Commencer avec une page vierge : permet de créer un formulaire à partir de zéro avec une page vierge. Pour plus d’informations, voir Création d’un formulaire à partir de zéro.

  3. 3. Pour que d’autres personnes signent le formulaire, sélectionnez Ce document nécessite des signatures.

    Remarque :

    Par défaut, la détection automatique de champs de formulaire est activée. Pour désactiver la détection automatique, sélectionnez Modifier, puis le paramètre approprié. Pour plus d’informations, consultez la section Préférences des formulaires.

  4. 4. Sélectionnez Créer un formulaire.

    Acrobat crée le formulaire et l’ouvre en mode de modification. Le volet de gauche affiche les outils de champ de formulaire permettant d’ajouter des champs et de modifier le formulaire. Le volet de droite affiche la liste des champs de formulaire existants.

  5. 5. Passez en revue les champs de formulaire créés par Acrobat. Ajoutez des champs à l’aide des outils de champ de formulaire de la barre d’outils. Supprimez, redimensionnez ou organisez les champs selon vos besoins. Vous pouvez ajouter l’un des types de champs de formulaire suivants :

    • Texte : ajoutez du texte au document PDF.
    • Champ de texte : permet de saisir du texte (nom, adresse, numéro de téléphone, etc.).
    • Champ Image : ajoute un champ d’image. Permet aux utilisateurs de parcourir et de sélectionner l’image à ajouter au document PDF.
    • Case à cocher : propose des options binaires pour chaque élément. Si un formulaire contient plusieurs cases à cocher, les utilisateurs peuvent sélectionner toutes les cases ou une partie d’entre-elles.
    • Case d’option : offre un ensemble de choix parmi lesquels l’utilisateur peut sélectionner un élément. Tous les boutons radio portant le même nom fonctionnent comme un groupe.
    • Liste déroulante : permet à l’utilisateur de choisir un élément dans un menu contextuel ou de saisir une valeur. Vous pouvez définir une propriété de champ de formulaire pour inclure une valeur personnalisée.
    • Zone de liste: affiche une liste d’options que l’utilisateur peut sélectionner. Vous pouvez définir une propriété de champ de formulaire pour permettre aux utilisateurs de sélectionner plusieurs éléments dans la liste.
    • Bouton : déclenche une action sur l’ordinateur de l’utilisateur : ouverture d’un fichier, lecture d’un fichier son ou envoi de données à un serveur web. Vous pouvez personnaliser les boutons à l’aide des images, du texte et des modifications visuelles.
    • Champ de date : permet de saisir une date dans le document PDF.
    • Champ de signature électronique : permet de signer électroniquement un document PDF avec une signature numérique.
    • Code-barres : code le contenu des champs sélectionnés et l’affiche sous forme de motif visuel pouvant être interprété par un logiciel ou un matériel de décodage.

    Pour plus d’informations, consulter la section Ajout de champs de formulaire et définition de leurs valeurs.

  6. 6. Pour modifier du texte ou des images existants, cliquez sur le bouton Précédent (<) pour accéder à l’outil Modification. Il est possible de modifier tous les champs de texte et d’image.

  7. 7. Pour tester votre formulaire, sélectionnez le bouton Aperçu. L’aperçu d’un formulaire permet d’afficher le formulaire tel que les destinataires le verront et de le vérifier. Sélectionnez le bouton Quitter l’aperçu pour revenir au mode de modification.

  8. 8. Enregistrez le formulaire après avoir apporté des modifications. Sélectionnez Envoyer ou Partager pour partager le formulaire avec les destinataires prévus.

Pour distribuer le formulaire et recueillir les réponses, consultez la section Diffusion de formulaires web ou PDF.  

Autorisation d’enregistrer les données de formulaire pour les utilisateurs de Reader

En général, les utilisateurs d’Acrobat Reader ne peuvent pas enregistrer les copies des formulaires remplis. Vous pouvez toutefois étendre les droits d’un fichier PDF pour permettre à ces utilisateurs d’enregistrer les données de formulaire. Si vous disposez d’Acrobat Pro, vous pouvez inclure des fonctions supplémentaires pour les utilisateurs d’Acrobat Reader, comme l’ajout de texte à des formulaires non interactifs.

Remarque :

contrairement aux versions antérieures de Reader, Reader XI et les versions supérieures de Reader comprennent l’outil Ajouter du texte et la possibilité d’enregistrer les données d’un formulaire. Dans Acrobat, les utilisateurs peuvent saisir des données dans des formulaires non remplissables, ajouter des commentaires et signer numériquement un fichier PDF sans avoir de droits spéciaux.

  1. Ouvrez un document PDF simple ou prévisualisez un composant PDF d’un porte-documents PDF.

  2. Sélectionnez le menu hamburger  (Windows) ou Fichier (macOS), puis Enregistrer sous un autre > PDF étendu Reader et choisissez l’une des options suivantes :

    Activer les fonctions de commentaires et de mesure (Acrobat Pro) Permet aux utilisateurs d’ajouter des commentaires ou d’accéder aux outils Données d’objet, Mesure et Géomatique.

    Activer les fonctions supplémentaires (comprend le remplissage et l’enregistrement des formulaires) Permet aux utilisateurs d’enregistrer les données qu’ils ont saisies dans des formulaires interactifs ou à remplir.

Enregistrement local des formulaires remplis

Les utilisateurs d’Adobe Reader 8 ou version ultérieure peuvent remplir et enregistrer des formulaires localement à l’aide d’Acrobat Standard ou d’Acrobat Pro. Les paramètres suivants influent sur la capacité d’Acrobat Reader Extensions à enregistrer localement des formulaires PDF (documents étendus) :

Nombre de documents étendus déployés Un utilisateur d’Acrobat Standard ou d’Acrobat Pro peut envoyer un document étendu à remplir à un nombre illimité de destinataires. Par exemple, un utilisateur d’Acrobat peut publier un modèle de formulaire vide sur une page web qui autorise les utilisateurs à remplir et à enregistrer des formulaires PDF localement. Un nombre restreint de personnes peut accéder au modèle. En outre, le client Acrobat peut collecter  un nombre illimité de réponses à partir du formulaire rempli.

Nombre de destinataires du document étendu Un client Acrobat Standard ou Acrobat Pro peut envoyer un document étendu à un nombre illimité de destinataires. Le client Acrobat peut envoyer un nombre illimité de copies du document étendu à un nombre illimité de destinataires et collecter un nombre illimité de réponses à partir du formulaire rempli.

Ajout de scripts JavaScript à des formulaires

Le langage JavaScript permet de créer des pages web interactives. Adobe a amélioré les fonctionnalités JavaScript de sorte que vous puissiez intégrer plus facilement des fonctions interactives dans les formulaires PDF. Parmi les utilisations répandues des scripts JavaScript dans les formulaires Acrobat, citons le formatage, le calcul et la validation de données, ainsi que l’attribution d’une action. Vous pouvez également configurer des formulaires Adobe PDF de sorte qu’ils se connectent directement à des bases de données via ODBC (sous Windows uniquement).

Remarque :

lors de la création de formulaires dynamiques, gardez à l’esprit qu’Acrobat Reader ne prend pas en charge certains scripts JavaScript personnalisés. Le formulaire peut ne pas fonctionner correctement lors de l’affichage dans Acrobat Reader, à moins que certains droits d’utilisation supplémentaires soient ajoutés au fichier PDF.

Ressources supplémentaires

Pour plus d’informations sur Adobe JavaScript, reportez-vous aux ressources suivantes :

Diffusion (envoi) de formulaires à des destinataires

Diffusion de formulaires Web ou de fichiers PDF

Une fois que vous avez créé un formulaire, vous pouvez choisir comment l’envoyer aux destinataires.

  1. 1. Sélectionnez Tous les outils > Préparer un formulaire.

  2. 2. L’outil Préparer un formulaire s’ouvre. Dans le rail de gauche, l’option Sélectionner un fichier est sélectionnée par défaut. Sélectionnez Créer un formulaire.

  3. 3. Une fois le formulaire créé, sélectionnez Envoyer dans le coin inférieur droit du volet de gauche.

  4. 4. Une série de messages peut s’afficher, en fonction des conditions détectées dans le formulaire par Acrobat. Suivez les instructions affichées à l’écran et enregistrez le formulaire.

  5. 5. Choisissez une méthode de recueil et de diffusion :

    Adresse de messagerie Recueillez les réponses dans votre boîte de réception de messagerie électronique.

    Serveur interne Distribuez et recueillez les réponses sur un serveur interne tel qu’un dossier SharePoint ou réseau. Pour plus d’informations, voir Désignation d’un serveur.

    Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Choix d’une option de diffusion pour les révisions et formulaires.

  6. 6. Sélectionnez Continuer et suivez les instructions à l’écran pour distribuer le formulaire.

  7. 7. Si vous choisissez de recueillir les réponses dans votre boîte de réception de messagerie électronique, effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Saisissez les adresses électroniques en les séparant par un point-virgule ou cliquez sur le bouton A pour sélectionner des adresses électroniques dans votre carnet d’adresses.
    • Modifiez le message par défaut.
    • Activez l’option Recueillir le nom et l’adresse électronique des destinataires pour assurer un suivi optimal. Le système invite les destinataires à indiquer leur nom et leur adresse électronique lorsqu’ils renvoient le formulaire. Cela garantit que le suivi des révisions vous indique les personnes qui ont répondu ou non et la date des réponses.
    • Désactivez l’option si vous souhaitez recevoir des réponses anonymes ou si ce niveau de suivi ne vous intéresse pas.
    Remarque :

    si vous ne connaissez pas l’adresse électronique des destinataires, saisissez la vôtre. Le système vous envoie un lien menant au formulaire, lien que vous pouvez transmettre aux destinataires voulus.

Pour effectuer un suivi sur l’état du formulaire diffusé, cliquez sur Suivi dans le coin inférieur droit du volet droit. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique À propos du suivi des formulaires.

Distribution de formulaires Adobe Acrobat Sign

Une fois un formulaire Acrobat Sign créé, utilisez le service Acrobat Sign pour l’envoyer à des destinataires en vue de son remplissage et de sa signature.

  1. 1. Dans la barre globale, sélectionnez Signer > Demander des signatures électroniques.

  2. 2. Dans la boîte de dialogue Signer, saisissez les adresses e-mail des personnes qui doivent signer votre document. Ajoutez un message si vous le souhaitez. Sélectionnez Indiquer l’endroit où signer.

  3. 3. Sélectionnez Envoyer.

    Vous recevez un courrier électronique d’Acrobat Sign indiquant que les documents sont envoyés au premier utilisateur pour être signés. Le premier utilisateur reçoit également un courrier électronique pour signer le document. Lorsque l’utilisateur ajoute sa signature dans le champ de signature, puis sélectionne le bouton Cliquer pour signer, le document est envoyé au signataire suivant et ainsi de suite.

    Chaque signataire obtient un exemplaire du document signé, et le fichier est stocké de manière sécurisée dans l’espace de stockage Adobe.

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